Come scegliere l’evento giusto?
L’evento migliore per una non profit, quello che potremmo definire ideale dal punto di vista della copertura del budget, è certamente quello realizzato da altri. Soggetti esterni (aziende, pro-loco….) che decidono di destinare i fondi raccolti al sostegno delle nostre attività. L’impatto organizzativo non incide sulla nostra realtà, pur essendo noi i destinatari del risultato economico.
Se ci si limitasse a considerare l’organizzazione di eventi charity, o ancor peggio la raccolta fondi, come un’attività il cui obiettivo è esclusivamente economico, l’affermazione precedente potrebbe essere certamente condivisa. Ma ridurre l’obiettivo degli eventi solo ed esclusivamente ad un risultato economico sarebbe riduttivo per tutte le altre potenzialità che l’evento può esprimere.
La cosa fondamentale da fare prima di approcciarsi al mondo degli eventi è quindi cercare di capire quale strano strumento abbiamo per le mani e come possiamo mettere a regime tutte le sue eccezionali qualità per migliorare le performance della nostra organizzazione.
Grandi eventi, one-shot events, eventi speciali, eventi tematici, mediaevent, eventi esclusivi o eventi di massa, eventi stagionali, virtual event, microeventi, o addirittura non-eventi. Quale dovremmo scegliere?
Nella prima parte del corso vedremo come applicare a tutte le svariate forme con cui l’evento può rappresentarsi una metodologia di selezione valida, analizzando nel dettaglio tutte le diverse variabili di cui è composto (Durata, Periodo, Cadenza, Localizzazione, Location, Bacino, Affluenza, Tipologia, Programma, Stile, Clima, Placement, Dress code, Accesso, Scopo, Genere, Target…).
Allo stesso modo prenderemo in esame gli elementi che compongono quello che potremmo definire come Event Mix, costituito dalle 7P (Persone, Posto, Partner, Programma, Prezzi, Promozione, Periodo). Questi sette elementi insieme ci daranno un quadro minimo, un primo esoscheletro dell’evento, da cui partire per realizzare il nostro Piano di Lavoro.
Non è un caso che le 7P rispondano alle domande che ogni buon organizzatore dovrebbe farsi per avere un quadro generale sulla configurazione dell’evento:
• CHI, inteso sia come chi sta organizzando l’evento, sia come chi parteciperà (Persone);
• DOVE, ovvero il luogo dove si svolgerà l’evento (Posto);
• COME riusciremo ad organizzarlo? Con quali collaborazioni? (Partner);
• COSA realizzeremo? Quali saranno i contenuti del nostro evento? (Programma);
• QUANTO vogliamo realizzare e quanto dovremmo spendere? (Prezzi);
• PERCHÉ il pubblico dovrebbe partecipare? (Promozione);
• QUANDO pensiamo di organizzarlo? In che tempi? (Periodo).
Perché scegliere di fare un evento?
Tra tutti gli strumenti a disposizione di una organizzazione non profit gli eventi sono certamente quelli più poliedrici. Hanno la capacità peculiare di mettere in campo una miscela preziosa di tecnica e creatività capace di radunare intorno a sé diversi mondi (aziende, privati, enti, fondazioni, istituzioni, media..) e diversi modi di praticare il sostegno (partecipazione, volontariato, erogazione, acquisto, mediapartnership, sponsorizzazione, ginf in kind, merchandising….). In un momento storico post-pandemia in cui è sempre più evidente la richiesta di relazione e condivisione di esperienze e il fundraising esperienziale diventa l’ultima frontiera del coinvolgimento di quelli che potremmo definire come “don-attori”, l’evento rappresenta la migliore soluzione per sviluppare proficui processi di comunicazione, marketing, raccolta e fidelizzazione.
Come organizzarlo al meglio?
Come nasce l’idea iniziale? Di quali risorse avrò bisogno? Come posso pianificare al meglio il lavoro? Quali fonti devo consultare? Chi posso coinvolgere? Quanto posso raccogliere e quanto spendere? Quali strumenti possono essermi di aiuto per ideare, organizzare, monitorare e rendicontare l’evento?
Buona parte del corso sarà orientata a percorrere passo passo il complesso tragitto compreso tra l’idea iniziale dell’evento e la rendicontazione finale, con il supporto di strumenti digitali che verranno lasciati ai partecipanti (budget, matrice SWOT, PEST, WBS, RAM). L’obiettivo principale sarà quello di impostare un metodo di lavoro strutturato, ma sufficientemente elastico e modulare da poter essere applicato a tutti gli eventi grandi o piccoli che realizzerete per la vostra organizzazione.
La preparazione di un evento è la sintesi di un incastro ottimale tra strategia, creatività, analisi, pianificazione, gestione, promozione, amministrazione, valutazione, rendicontazione. Ma come facciamo a collegare tutte queste attività? O meglio, qual è il percorso logico da seguire per metterle tutte quante in fila?
Partecipare al corso Organizzare e Gestire eventi di raccolta fondi vi permetterà di comprendere a pieno le diverse potenzialità dell’organizzazione eventi non profit. Vi porterete a casa un metodo organizzativo testato ed efficace applicabile in maniera modulare ad ogni tipo di evento. Arricchirete la vostra cassetta degli attrezzi con fogli excel preimpostati per ideare, gestire e monitorare al meglio il vostro prossimo evento. Apprenderete le regole base per governare la scelta dell’evento più adatto e valutarne concretamente il risultato ottenuto.
ll corso di 8 ore si svolgerà online dalle ore 10:00 alle ore 12:00 nelle seguenti date: 4-8-10-16 maggio 2023.
Per maggiori informazioni sul programma e per iscriversi qui il link.
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