Il biennio 2020-2021 ha presentato sfide importanti e uniche nell’ambito della gestione progettuale che hanno messo ancora una volta alla prova la capacità di adattarsi a un contesto pieno di eventi imprevedibili. L’esperienza e la capacità di adattamento facilitano, ma non basta essere un esperto in rendicontazione - in grado di predisporre un budget, monitorare gli aspetti finanziari, rimodulare le voci di spesa in itinere, predisporre la documentazione, gestire gli audit - per garantire la qualità del processo.
È molto comune nel Terzo settore perdere il controllo di un progetto perché il piano di attività non è abbastanza chiaro e le informazioni sul suo avanzamento non sono sufficientemente condivise. Realizzare progetti con successo significa raggiungere i risultati in maniera efficiente, minimizzando lo spreco di risorse e ottimizzando i tempi di realizzazione.
In un mercato sempre più competitivo e orientato all’impatto della qualità dei servizi offerti diventa cruciale una programmazione operativa indirizzata a raggiungere obiettivi precisi utilizzando in maniera efficiente le risorse. Gestire i progetti in maniera efficiente significa migliorare la sostenibilità finanziaria e garantire maggiore trasparenza.
Lo sforzo “eroico” basato sulle capacità individuali non garantisce il successo di un progetto e la sostenibilità di un’organizzazione. È necessario sviluppare strumenti e metodi adeguati, rafforzando le competenze tecniche interne e puntando a una cultura organizzativa strutturata e in grado di affrontare meglio le sfide, allineando le esigenze di progetto, gli obiettivi strategici e le competenze delle figure necessarie per l’implementazione.
Il ciclo finanziario del progetto è al centro di questa strategia. Dalla fase di progettazione a quella di valutazione e audit, è fondamentale sviluppare un funding model efficace, ovvero un modello di gestione adeguato e sostenibile.
Ma nella pratica cosa vuol dire sviluppare un modello di gestione adeguato e sostenibile?
Si deve partire da una premessa: conoscere i cost drivers dell’organizzazione, ovvero i parametri di riferimento qualitativi e quantitativi su cui si basano le scelte strategiche e operative. È fondamentale, ad esempio, implementare un buon processo di go-no-go in fase di progettazione (a quale tipologia di fondi si vuole accedere?), strutturare una policy sulla cost recovery (qualificare e quantificare i costi di gestione coperti dai progetti - es. costi del personale, affitti, ecc.) e avvalersi di un buon modello di gestione finanziaria.
Le domande che bisogna farsi sono: la mia organizzazione è pronta ad ingaggiarsi in questo processo? Il processo di recruitment ci consente di attrarre le giuste competenze? Diamo il giusto peso alla formazione interna? Come si muovono i nostri “competitors” e che modello hanno adottato? La mission della mia organizzazione e i suoi obiettivi programmatici sono in linea con i progetti?
Tra gli indicatori di una buona strategia di funding, è fondamentale quello relativo alla cost recovery ovvero la capacità di coprire i costi gestionali: quanto intendiamo (e possiamo) coprire da ogni progetto implementato. È sempre importante tentare di mettere al primo posto la strategia organizzativa e, una volta chiariti gli obiettivi programmatici di medio e lungo periodo, mappare le opportunità (the right money to the right activities).
La corretta gestione e rendicontazione di un progetto è dunque strettamente correlata al modello di gestione dei flussi finanziari all’interno di un’organizzazione. I progetti che scriviamo sono gestibili? Il budget è realistico? Il partenariato è solido? Abbiamo le capacità interne per raggiungere quegli obiettivi?
Il percorso formativo “Il ciclo finanziario del progetto: dal budget alla rendicontazione” organizzato da Confinionline, che prevede una prima parte di formazione online e una seconda parte laboratoriale - in presenza, a Milano - fornirà strumenti di tipo organizzativo e finanziario utili per rispondere a queste domande. Dotarsi di strumenti e metodologie applicabili in tutte le fasi del ciclo di vita del progetto consente di migliorare l’efficienza interna, snellisce il lavoro amministrativo legato alla rendicontazione e garantisce la trasparenza.
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