Quando si parla di raccolta fondi molti pensano subito alle attività di sponsorizzazione. Benché non rientrino propriamente nel fundraising, rappresentano un'attività collaterale che probabilmente molti di voi già staranno facendo oppure che hanno intenzione di mettere in piedi nel prossimo futuro. E quindi,
da dove si deve partire per costruire un piano di sponsorship? E quali potrebbero essere dei
suggerimenti per migliorarne l'efficacia?
Come tutte le attività di pianificazione strategica sono previsti diversi step oltre al giusto mix di ingredienti imprescindibili per portare a termine con successo una qualsiasi iniziativa:
determinazione,
costanza,
competenza e (non è banale) un
pizzico di savoir-faire.
Per iniziare: la lista della spesa
La prima cosa che ritengo meriti attenzione è l'
obiettivo (non solo economico) che ci poniamo nel momento in cui abbiamo deciso di dedicare tempo ed energie alla ricerca di sponsor. Ci dovremmo quindi domandare:
- perché lo facciamo e quale è la finalità?
- gli obiettivi che ci siamo posti, o che abbiamo in mente, seppur ancora solo abbozzati, sono perseguibili?
- crediamo veramente che vi siano partner che possono essere interessati a sostenere la nostra iniziativa?
- per quali ragioni ci dovrebbero sostenere?
Guardarsi allo specchio, possibilmente con occhio critico e disincantato, potrà smontarci, ma ci evita sicuramente di andare incontro a delusioni più cocenti: perdita di tempo, preparazione di materiali, telefonate senza risposta, incontri andati a vuoto ecc.
Non intendo dire che questa prima analisi (potrebbe essere semplicemente un confronto aperto con un amico) dovrebbe tradursi in un atteggiamento arrendevole, un “non ce la farò mai”, a prescindere. Tutt'altro! Dovrebbe favorire una
presa di coscienza in gardo di farci comprendere quali potranno essere i limiti (e perché no, i punti di forza) del progetto che intendiamo mettere in pista.
5 step di sviluppo del progetto di ricerca sponsor
Superata questa prima fase, il progetto di ricerca sponsor dovrà svilupparsi attraverso cinque step.
1. Analisi iniziale e raccolta dati
È necessario comprendere l'operato della realtà che ricerca gli sponsor, la sua mission, la “portata” delle iniziative che sviluppa sul territorio nel quale opera. In parole povere, definirei questa prima fase come una
mappatura generale delle peculiarità che caratterizzano l'organizzazione:
- quanto è capillare (a livello geografico) l'azione intrapresa dall'organizzazione;
- quanto questa è conosciuta;
- quali sono le collaborazioni che ha avviato con partner istituzionali e privati;
- come e quanto (meglio se bene) utilizza i canali di promozione e comunicazione
2. Piano di comunicazione e strategie di visibilità a beneficio degli sponsor.
In sostanza cosa offriamo allo sponsor? Qual è il “prodotto” che intendiamo proporgli? Sicuramente, oltre alla presenza,
alla visibilità che coinvolgerà il nostro sponsor attraverso determinate azioni che abbiamo in mente, dovremo prestare attenzione anche al
tipo di messaggio che gli rivolgiamo. Non possiamo pensare di puntare tutto sulla comunicazione, altrimenti il nostro sponsor – molto probabilmente - ci ringrazierà optando per la pubblicazione di un banner su un portale ad alto traffico.
3. Realizzazione del database
Sembra facile... diceva un detto, ma non è proprio così. Capire, senza conoscerle, quali potranno essere le aziende che intenderanno rispondere positivamente al nostro invito, non è affatto una cosa scontata. Per questa ragione è imprescindibile fare un minimo di
indagine di mercato cercando di definire una lista di contatti potenzialmente più “caldi” e (magari) prontamente attivabili.
Attenzione: non possiamo pensare di creare un data base che conti solo 10 nominativi. Vista l'elevata probabilità di risposte negative,
oltre alla qualità del dato, è opportuno
considerare anche la quantità.
4. Iniziamo i contatti con gli sponsor
A questo punto, preparata la torta, mi verrebbe da dire, si tratta di
avviare i contatti finalizzati a incontrare i potenziali sponsor. Quindi telefono, mail, incontri (che ci renderemo conto essere sempre pochi rispetto alle telefonate, pochissimi se confrontati alle mail inviate) nei quali ci giocheremo il tutto per tutto! Su come gestire operativamente l'incontro (ad esempio persuasione, predisposizione dei materiali, con chi andare ecc.) verranno approfonditi sicuramente in un futuro post.
5. Verificare sempre
Siamo arrivati alla resa dei conti. A distanza di qualche mese (meglio pochi, direi dopo 2/3 mesi) è
opportuno fare un tagliando. È importante
analizzare le criticità eventualmente emerse e le riposte ricevute per
tarare meglio le azioni future, analizzare e confrontare dati oltre a rivedere le procedure. Questa quinta fase ci consentirà di migliorare ciò che stiamo facendo. Nei casi più estremi potrebbe essere necessario rimescolare tutto nuovamente e ripartire.
Scordavo … il Timing!
Non bisogna mai dimenticare di prevedere un'
agenda con le diverse attività incrociandole con i tempi di ciascuna. Questo ti permetterà di rispettare il programma temporale che ti sei posto e di conseguenza anche gli obiettivi.
Infine tieni sempre presente che, comunque vada, l'
esperienza fatta non si cancella, prima o poi torna buona!
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